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    Übersichtliche und vollständige Email-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme mit dem Absender. Für geschäftliche Emails ist seit 2007 sogar gesetzlich vorgeschrieben, welche Informationen die Signatur enthalten muss. In der Praxis erleben wir oft, dass vielen Unternehmern nicht bewusst ist, dass es diese Pflicht gibt oder Unsicherheiten bestehen, welche Angaben dieses Email-Impressum enthalten muss. Daher haben wir hier die wichtigsten Informationen zusammengefasst.

    1. Für wen gilt die Pflicht zur Email-Signatur?

    Alle Gewerbetreibende sind verpflichtet, eine vollständige Email-Signatur vorzuhalten, also u.a.

    Es kommt nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern nur, ob der Versender der Mail gewerblich, also nicht mehr privat, tätig ist.

    Die Frage, ob jemand noch privat oder schon gewerblich tätig ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Die Grenzen sind fließend.

    Ein solches Email-Impressum muss in allen sogenannten "Geschäftsbriefen" enthalten sein. Was genau das Gesetz mit „Geschäftsbriefen“ meint, ist nicht ganz eindeutig. Darunter fallen nach außen gerichtete schriftliche Mitteilungen mit geschäftsbezogenem Inhalt, also u.a.

    Wenn Sie also ein Angebot an einen (potentiellen) Kunden versenden, ist dies eine geschäftsmäßige E-Mail.

    Auch die Mails Ihrer externen Mitarbeiter an die Kunden stellen natürlich geschäftsmäßige Kommunikationen dar, sofern die Externen oder Freelancer in Ihrem Auftrage mit den Kunden kommunizieren. In diesen Fällen müssten die Emails der externen Mitarbeiter auch eine Signatur mit den Daten Ihres Unternehmens enthalten.

    externen Mitarbeiter

    Kein Geschäftsbrief ist hingegen der interne Schriftverkehr, also E-Mails zwischen den Kollegen, Abteilungen oder Niederlassungen eines Unternehmens. Ein Email-Impressum ist auch nicht erforderlich bei Nachrichten, an einen unbestimmten Personenkreis z.B. Werbeschriften. Aber hier ist Vorsicht geboten, denn insbesondere bei Werbung kann sich die Pflicht, bestimmte Unternehmensangaben vorzuhalten, aus anderen Vorschriften ergeben.

    Kein Geschäftsbrief

    Im Grunde muss die geschäftliche E-Mail die im Impressum enthaltenen Informationen enthalten. Was in ein Impressum gehört, haben wir ausführlich in unserem separaten Beitrag: " Rechtssicheres Impressum " erörtert. Sofern Sie ein geprüftes Impressum für Ihre Webseite haben, können Sie die Unternehmensangaben in Ihre E-Mail übernehmen.

    Einzelunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

    Geschäftliche E-Mails von Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen folgende Informationen enthalten:

    Eine komplette Übersichtstabelle zeigt eine Möglichkeit die Service Funktionen zu beschreiben:

    Anmelden Anmelden des Benutzers durch korrekte Eingabe des Benutzernamens und Passwortes E-Mail senden (intern) Der Benutzer kann E-Mails innerhalb einer Arbeitsgruppe/Domäne verschicken E-Mail empfangen (intern) Der Benutzer kann E-Mails innerhalb einer Arbeitsgruppe/Domäne empfangen E-Mail senden (extern) Der Benutzer kann E-Mails extern verschicken E-Mail empfangen (extern) Der Benutzer kann externe E-Mails empfangen E-Mail speichern Nachrichten können in einem Verzeichnis (z. Bsp. Posteingang) gespeichert werden. Größe der Mailbox wird im Abschnitt Service Umfang bestimmt. Für jede Service Variante wird eigene Kapazität festgelegt. Adressbuch Adressenverzeichnis für Kontakte des Benutzers

    Anmelden E-Mail senden (intern) E-Mail empfangen (intern) E-Mail senden (extern) E-Mail empfangen (extern) E-Mail speichern Adressbuch

    Um den Service Webmail nutzen zu können, sind verschiedene Funktionen anderer Services oder andere Services nötig:

    Es werden denkbare Anfragen zu effizienten Nutzung des Services Webmail vorab definiert, um eine standardiesierte Abwicklung und eine schnellere Reaktion auf Anfragen zu gewährleisten:

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